Objašnjenje koje slijedi vrijedi samo ako nije unesena vrijednost u koloni "sifra"! Ako postoji vrijednost u koloni "sifra", šifra ima prioritet.

Prilikom unosa podataka u Google tablicu, sigurno ste primijetili da u svim listovima (artikli, grupe, partneri, porezne grupe itd.) postoji stupac s nazivom "ID". U napomeni uz naslov stupca stoji:
"obavezan unos. Jedinstveni identifikator u bazi uređaja. Ako postoji, zapis se ažurira, inače se dodaje novi"
S obzirom na izuzetnu važnost ove vrijednosti, dobro je pročitati i držati se slijedećih uputa. U nastavku ćemo radi jednostavnosti teksta koristiti pojmove "id artikla", ali se objašnjenja odnose i na sve ostale matične podatke (grupe, partneri, porezne grupe itd.)

Što je ID (identifikator)?
Pretpostavimo da imate artikl pod nazivom coca cola i da ste mu dodijelili  id=1. Kad otkucate račun u kojem ste prodali jednu coca colu, program pamti da ste zapravo prodali artikl čiji je identifikator 1. Ako sada pogledate račun u kontrolnoj traci ili u nekom od izvještaja, ispisat će se naziv "coca cola". 
Međutim, ako sada promijenite naziv artikla id=1, u "koka kola" i ponovno pogledate isti račun, na njemu će sada pisati "koka kola".
Za ovaj primjer to se možda i ne čini previše bitno, ali zamislite da ste prestali prodavati koka kolu i promijenili naziv artikla id=1 u "pivo". U tom slučaju će se sve do tog dana prodane coca cole pretvoriti u pive, a to nije ono što želite, zar ne?

Što je s financijskim podacima?
Za razliku od naziva artikala koji se preuzima iz matičnih podataka, podaci o cijenama i porezima pamte se onako kako su bili definirani u trenutku registriranja artikala. To znači da slobodno možete bilo kada promijeniti cijenu artikla, bez opasnosti da ćete promijeniti i iznose računa ili izvještaja koji su nastali prije promjene cijene.

Zbog čega je to tako?
Da bi baza podataka zauzimala što manje memorije, uobičajeno je da se dio podataka (npr. naziv artikla) pamti samo na jednom mjestu, i pristupa im se putem identifikatora.

Zaključak
Ako neki artikl više nećete koristiti, izbrišite ga! Novom artiklu uvijek treba dodijeliti novi ID,  nemojte zadržati stari ID i samo promjeniti naziv artikla.